Når forudsætningerne ikke holder stik Totaløkonomi i byggeprojektet

Beregningen kan bruges til ikke kun at lægge vægt på prisen for opførelsen, men også på de forventede drifts- og vedligeholdelsesomkostninger. Vurderinger og beregninger af byggeriets totaløkonomi bør derfor ses som en vurdering af, hvordan man optimerer bygherrens investering i byggeriet.

Totaløkonomiske beregninger anvendes bl.a. til at sammenligne alternative løsningsforslag til realisering af et projekt, og derfor kan de totaløkonomiske beregninger have afgørende indflydelse på de valg, bygherren træffer – både i projekterings- og udførelsesfasen.

Træffer bygherren f.eks. et valg om at investere mere i udførelsen for at opnå en besparelse på vedligeholdelse og drift – og skuffes bygherren efterfølgende i den forventning – er spørgsmålet, hvem der bærer ansvaret og risikoen?

Rådgivers ansvar for totaløkonomien

I praksis engagerer bygherre ofte en rådgiver til at indtænke totaløkonomi i byggeriet i forbindelse med projekteringen. FRI og DANSKE ARK’s Ydelsesbeskrivelser for Byggeri og Planlægning 2012 giver også mulighed for at inddrage totaløkonomi i projekteringen, jf. pkt. 1.1.4, hvor det fremgår, at totaløkonomiske vurderinger kan være en del af idéoplægget. Det kan også aftales, at Rådgiveren skal foretage totaløkonomiske analyser i de øvrige faser, jf. pkt. 8.15.

I praksis sker det imidlertid ofte, at bygherre – på trods af, at der er stillet krav om brug af totaløkonomiske beregninger og vurderinger – får et byggeri, hvor driftsomkostningerne viser sig at være højere end bygherre havde forventet. Herefter opstår spørgsmålet, om rådgiveren kan gøres ansvarlig for de øgede driftsomkostninger?

Hvad der ofte vil volde bygherre problemer i den forbindelse er, at kravene til byggeriet ikke har været beskrevet tilstrækkeligt klart over for rådgiveren. At bygherre ønsker, at der benyttes ”totaløkonomiske vurderinger” og foretages ”totaløkonomiske beregninger” er ikke ensbetydende med, at bygherre har stillet specifikke krav til for eksempel byggeriets energiforbrug eller vedligeholdelsesomkostninger. Totaløkonomiske vurderinger og beregninger er således ikke et krav til rådgiverens ydelse i sig selv. Kravet skal defineres specifikt for at have konkret indhold. Bygherre vil derfor kun meget sjældent kunne rette krav mod rådgiveren for driftsomkostninger, der er højere end forventet, når der ikke er stillet specifikke krav.

For at opnå det bedste totaløkonomiske resultat bør bygherre inkludere totaløkonomiske vurderinger i sit projekt så tidligt som muligt og definere sine forventninger og krav i forbindelse med projekteringen af byggeriet så klart som muligt over for rådgiver. Kravene til driftsomkostningerne kan f.eks. relatere sig til forsikring af bygningen, administration af lejemål, vedligeholdelse og fornyelse af installationer, rengøring af bygningen, samt forbrug af varme, el og vand.

Når bygherres krav er lagt fast, vil bygherres forventninger til byggeriets driftsomkostninger – og derved kravene til rådgivers projektering – blive langt mere gennemsigtige for både rådgiver, men også for entreprenøren og bygherre selv. Herudover bliver en eventuel placering af ansvar for øgede driftsomkostninger også mere relevant. Bygherre skal dog være opmærksom på, at driftsomkostningernes størrelse ofte afhænger af, hvordan driften rent faktisk forløber. Et varmeforbrug, der ligger ud over, hvad parterne fastlagde i projekteringen, kan ofte hænge sammen med en forkert drift af byggeriet. Tilsvarende vil andre forøgelser også kunne være begrundet i udefrakommende forhold, som rådgiver ikke kan stilles til ansvar for.

Commissioning

En – i Danmark – nyere måde at indtænke driftsomkostninger i byggeriet på, er ved at benytte commissioning.

I commissioning-aftaler har parterne fælles fokus på at definere specifikke krav til byggeriets senere energiforbrug helt fra idéoplægget. Herudover inkluderes byggeriets øvrige parter, som f.eks. entreprenører og leverandører også i de totaløkonomiske betragtninger ved hjælp fra rådgiver.

Som noget helt særligt for commissioning indebærer aftaleformen, at der efter udførelsen er en såkaldt ”idriftssættelsesfase”. I denne fase sørger rådgiver for, at det personale, der skal varetage driften, trænes og uddannes i hvordan byggeriet drives bedst. Fasen indebærer også tests af byggeriets anlæg og der udarbejdes systemmanualer for driften af byggeriet, som kan benyttes for fremtiden. Aftaleformen er således baseret på et ønske om at opnå et energirigtigt og energiøkonomisk byggeri for bygherren.

Et par gode råd

• Stil krav om totaløkonomiske beregninger i Ydelsesbeskrivelsen

Totaløkonomi skal indtænkes så tidligt som muligt i projektet. Fastlæg derfor de overordnede og væsentligste krav allerede i idéoplægget og byggeprogrammet. Det kræver, at bygherre uddyber Ydelsesbeskrivelsens punkt 1. Vær f.eks. opmærksom på, at der ikke i Ydelsesbeskrivelsens punkt 1.1.4. stilles krav om, at rådgiver skal udarbejde totaløkonomiske beregninger – og derfor skal bygherre udtrykkeligt tilvælge totaløkonomiske beregninger.

• Vælg den rigtige udbuds- og entrepriseform

Bygherrens mulighed for – og succes med – at inddrage totaløkonomien afhænger af, hvilke tildelingskriterier og hvilken entrepriseform, bygherren vælger. Brug derfor allerede i de indledende faser tid på at indtænke udbudsstrategi og entrepriseform og skab derved grundlaget for at gennemføre de ønskede forudsætninger, også i udførelsen.