”Bygherren kan ændre i opgaven eller grundlaget for denne.” Sådan står der i ABR89 punkt 2.1.6. Det betyder, at bygherren i alle faser kan ændre på projektet – men ændringer indebærer oftest et økonomisk og tidsmæssigt opgør.
I denne måneds nyhedsbrev sætter vi fokus på konsekvenserne, når beslutningsproces og projekteringstidsplan ikke er koordineret.
De faseopdelte ydelser
Både ABR89 og Ydelsesbeskrivelserne bærer på den grundlæggende forudsætning, at hver fase i rådgivningen (idé, planlægning, forslag og projekt) gennemføres hver for sig og afsluttes med et færdigt materiale. På baggrund af det færdige materiale i hver fase beslutter bygherren, om man skal fortsætte til næste fase.
I praksis oplever man ofte, at faserne glider sammen. Jeg har selv et nyligt eksempel, hvor deadline for aflevering af projektforslaget var nært forestående. Alligevel var rådgiverne allerede langt i selve projekteringen. Det var nødvendigt for at kunne overholde projekteringstidsplanen.
Spørgsmålet er, om glidende overgang mellem faserne er den rigtige løsning, når vi stræber mod bygbare projekter, der opfylder forventningerne til kvalitet, økonomi og tid?
At forslagsfasen traditionelt har udgjort en væsentlig del af rådgiverydelsen kan vi bl.a. se i de ophævede retningslinjer for arkitekters og ingeniørers ydelser og honorering. Her udgør forslagsfasen 40% af det samlede honorar for projekteringsydelsen. Tilsvarende honorarfordeling bliver den i dag ofte brugt i rådgiverens rateplan.
Med det i tankerne burde både rådgiver og bygherre være fokuserede på at kunne dokumentere et godt resultat af forslagsfasen. Men er det retvisende? Er resultatet af forslagsfasen så vigtig?
Hvad er ”forslagsfasen” for en størrelse, og hvad skal vi bruge den til?
I forslagsfasen fastlægges selve fundamentet for projektet. I Ydelsesbeskrivelsen for Byggeri & Planlægning er det beskrevet i punkt 3.2.1.:
”Projektforslaget er det grundlag, hvorpå klienten [bygherren] træffer beslutninger om opgavens æstetiske, funktionelle, tekniske og økonomiske løsning, drifts- og vedligeholdelsesprincipper samt om finansiering.”
Jørgen Hansen beskriver det i sin bog ”Teknikeraftalen” fra 1984 sådan:
”Igennem dispositionsforslaget vises muligheder for opgavens løsning, som klienten [bygherren] kan kritisere og kommentere. Ved projektforslagets godkendelse er diskussionen med klienten [bygherren] i princippet afsluttet, og udformningen af byggeriet er lagt fast i forholdet imellem klienten og rådgiveren.”
Det betyder, at hele grundlaget for bygherrens beslutning om, hvordan og hvorvidt projektet skal gennemføres eller ej, afgøres af projektforslaget:
”Med klientens [bygherrens] godkendelse af projektforslaget er opgaven i forhold til rådgiveren eksakt defineret for så vidt angår projekterings- og udførelsesfaserne, og teoretisk er klientens rolle i sagen indskrænket til fremover at betale regningerne til tiden og til at holde festlige taler ved rejsegildet og ved bygningernes indvielse.” (Citat Jørgen Hansen, Teknikeraftalen.)
Konsekvenserne af glidende overgang mellem faserne
Den anviste faseinddeling er ikke udtryk for praksis. Af mange årsager glider faserne sammen. Tid er ofte en afgørende faktor. Og hvad så?
Videreprojektering før godkendt projektforslag indebærer en betydelig risiko for ændringer i projektet efter påbegyndt projektering. Her vil bygherrerne ofte stille krav om vederlagsfri omprojektering. Netop omprojektering er ofte en dyr løsning for rådgiveren – og en ærgerlig situation for bygherren. Derfor bør risikoen for ændringer efter påbegyndt projektering så vidt muligt undgås.
Ændringer efter påbegyndt projektering påvirker mange dele af processen. Ved glidende overgang mellem faserne risikerer rådgiver at igangsætte projekteringen på et forkert grundlag, både teknisk og økonomisk. Og bygherren risikerer forsinkelser og fordyrelser, der ofte også påvirker brugerne.
Her kommer betydningen af projektforslaget ind i billedet. Ved at bruge den nødvendige omhu, kan man skære meget risiko af projektet:
- Bygherren kan træffe de nødvendige beslutninger på et oplyst grundlag og på det rigtige tidspunkt.
- Rådgiveren får et afklaret grundlag for sit videre arbejde.
- For begge parter betyder det sparet tid og penge.
Projektforslagets betydning for rådgiveraftalen
Bygherrer er til tider tilbageholdende med at godkende projektforslaget (og andre dele af projekteringen) af frygt for, at en godkendelse af rådgiverens arbejde indebærer, at risikoen for fejl (ansvaret) går over til bygherren.
Eksempel: En konkret sag fra Voldgiftsretten kan illustrere situationen:
En rådgivende ingeniør havde påtaget sig at projektere et byggeri, hvori indgik et område, hvor der skulle køres med trucks. Projektforslaget indeholdt nærmere angivelse af belastningsforudsætningerne. Efter færdiggørelsen konstateredes der revner i betongulvet i truckhallen. Revnerne skyldtes overbelastning i forhold til forudsætninger, der var angivet i projektforslaget.
Voldgiftsretten afgjorde, at bygherrens godkendelse af projektforslaget (med de forkerte forudsætninger for belastningen i området) ikke havde nogen betydning for rådgiverens ansvar for projektfejlen. Rådgiveren var ansvarlig for, at gulvet var blevet dimensioneret, uden at rådgiveren havde undersøgt, hvilken belastning gulvet rent faktisk ville blive udsat for. Derfor blev rådgiveren dømt til at betale udgifterne til udbedring af manglen.
Bygherrens godkendelse af projektforslaget (og dermed beslutningen om at videreføre projektet) ændrer således ikke i sig selv på rådgiverens ansvar for det udførte arbejde.
Har rådgiver og bygherre indgået aftale om fast honorar (ABR89 punkt 3.1.1.1), kan honoraret kun forlanges revideret, hvis der sker ændringer i aftalens forudsætninger. Her spiller faseopdelingen en afgørende rolle. Rådgiver vil kun sjældent kunne påvise en konsekvens af bygherrens ændringer i de indledende faser. Det skyldes, at de indledende faser jo netop indeholder en forudsætning om dialog og samarbejde med henblik på at afklare projektets forudsætninger. Derfor vil projektændringer frem til godkendt projektforslag sjældent medføre øget rådgiverhonorar.
Sker ændringerne derimod efter påbegyndt projektering, vil ændringerne oftere have konsekvenser for det aftalte rådgiverhonorar. Det bliver vanskeligere for rådgiveren at indarbejde ændringerne i projektet. Og ændringerne kan have konsekvenser for tidsplanen og det styrende budget, der ellers var fastlagt ved projektforslagets afslutning (og dermed ændrer de på aftalens forudsætninger).
Men det vigtigste må være at sikre, at beslutningen om at gennemføre projektet træffes på de helt rigtige forudsætninger, både for bygherre og rådgiver. Og her er projektforslaget et vigtigt redskab i et byggeprojekt.
Tilmeld dig den gratis briefing om emnet her.
Hvis du har spørgsmål til artiklen, er du velkommen til at kontakte advokat Anja Ristorp Heidelberg på arh@mowe.dk eller tlf. 6043 1405.